دبیرخانه

شرح وظایف دبيرخانه هاي مناطق 22 گانه شهر تهران

  •    - دریافت تمامی نامه های کاغذی واصله از متقاضیان، ادارات، سازمان‌ها و ثبت و اسکن آنها در اتوماسیون اداری و ارسال به مبادی ذیربط.
  •    - دریافت و ارسال تمامی نامه‌های برون‌سازمانی و پروتکل ECE به سازمان‌های مرتبط.
  •    - بررسی اجزای نامه‌ها طبق دستورالعمل مکاتبات اداری قبل از ثبت نامه و در صورت وجود اشکال، عودت آن به واحد تهیه کننده، با ذکر شرح ارسال تا اصلاح و ارسال مجدد آن.
  •    - ثبت و ارسال نامه‌های صادره به صورت سیستمی و در صورت نیاز کاغذی و ممهور نمودن به مهر برجسته و ارسال آن به مبادی ذیربط و همچنین ارسال هم زمان نامه‌های صادره که دارای سوابق و پرونده هستند.
  •    - انجام کلیه امور جاری بایگانی نامه‌های وارده و صادره (کاغذی یا سیستمی) در دبیرخانه.
  •    - ثبت وآرشیو نامه‌های وارده و صادره به سیستم‌ها و سامانه‌های مرتبط در شهرداری تهران (از قبیل سیستم جامع شهرسازی و سامانه جامع منابع انسانی، نوسازی و...).
  •    - ثبت و ارسال احکام پرسنلی منطقه.
  •    - دریافت و توزیع پاکت‌ها و بسته‌های واصله از سوی سازمان‌ها و شرکت‌ها و ... اعم از داخل یا خارج از شهرداری تهران و همچنین ارائه و نگهداشت رسید و بایگانی رسیدهای ماخوذه.
  •    - جست‌و‌جو و بررسی سوابق نامه‌های وارده و صادره و مرتبط‌کردن سوابق به یکدیگر.
  •    - سایر وظایف حسب مورد که در حیطه وظایف از جانب مقام مافوق ارجاع می‌شود.

شرح وظایف روسای دبیرخانه های مناطق 22 گانه:

  •    اشرافیت کامل و الزام پرسنل دبیرخانه به رعایت تمامی نکات دستورالعمل مکاتبات ابلاغی شهرداری تهران و نظارت بر حسن اجرای آن.
  •    تعیین تکلیف پرونده های راکد طبق ضوابط و مقررات با هماهنگی مقام مافوق.
  •    ارائه پیشنهادات لازم جهت به روز رسانی اطلاعات پرسنل دبیرخانه و ارتقاء سطح سخت افزاری و نرم افزاری موجود در دبیرخانه.
  •    نظارت کامل برکارتابل ثبت دبیرخانه، نواحی و معاونت‌های منطقه.
 

آدرس و شماره تماس

  ساختمان مرکزی : تهران-خیابان شریعتی-پایین تر از حسینیه ارشاد
  تلفن ساختمان شماره یک: 96013000 -96013001
  ساعت مراجعه:شنبه تا سه شنبه 8 الی16:30 و چهارشنبه8 الی 15:30

راهنمای طبقاتی ساختمان منطقه

ساختمان شماره 1
ساختمان شماره 2

کلیه حقوق این سایت متعلق به شهرداری منطقه 3 می باشد